Начало Администрация Структурни звена Дирекция „Административно и информационно обслужване”

Дирекция „Административно и информационно обслужване”

Директор на дирекцията е Надя Казакова
За контакти: тел.: 032 / 656 704, 656 753, 656 715, 656 763
е- mail: n_kazakova@plovdiv.bg

Дирекция „Административно и информационно обслужване” има следните основни функции:

1. Организира, контролира и осъществява деловодната /регистрационната/ дейност на администрацията на фронт и бек офиса;
2. Организира цялостната дейност на общинската администрация по административното обслужване на физическите и юридическите лица на принципа „едно гише”, приемането на граждани и представители на организации и изслушването на техните предложения и сигнали съгласно АПК;
3. Осъществява посредством автоматизирана информационна система деловодна дейност, архивиране и съхраняване на документацията на администрацията, изготвя заверени копия на документи, съхранява архива, организира експертиза за ценността на документите, тяхната обработка и предаване в Държавен архив;
4. Разглежда заявленията за предоставяне на достъп до обществена информация по Закона за достъп до обществена информация и изготвя проекти на решения за предоставяне на достъп или отказ за предоставяне на достъп, извършва справки и изготвя отчети по този закон;
5. Координира подготовката на материалите за заседанията на Общинския съвет, организира и оформя предложенията на кмета за включване в дневния ред на заседанията на Общинския съвет, отговорите на питанията от кмета на общината, извършва вписвания в Административния регистър;
6. Предоставя информация за административните услуги, извършвани от общинската администрация;
7. Отговаря на запитвания от общ характер и насочва въпросите по компетентност до звената в администрацията, както и към други административни органи;
8. Отговаря, следи и докладва за спазване на сроковете по документооборота чрез АИС /административно-информационната система/ на администрацията;
9. Отговаря и следи за спазване и прилагане на практическата инструкция за оформяне на документи в администрацията;
10. Организира, контролира и осъществява дейностите по изпълнение на решенията на Общинския съвет;
11. Организира и контролира дейността по копиране (размножаване) на документи и материали за общинската администрация;
12. Организира и контролира дейностите по сигнали и предложения на граждани;
13. Предоставя информация на граждани и служебни лица по въпроси, касаещи дейността на общината;
14. Извършва координация и прави предложения за повишаване на качеството на административното обслужване, съгласно новостите и нормативните изменения;
15. Организира дейността по прилагане на съвременни информационни и комуникационни технологии в община Пловдив, в съответствие с националните и общински стратегии, програми, планове и приоритети;
16. Организира техническата поддръжка на наличната компютърна и офис техника, мрежовите операционни системи и локалната мрежа в община Пловдив;
17. Проучва необходимостта от специализирани потребителски програмни продукти за нуждите на общинската администрация и тяхната наличност на пазара на информационни технологии;
18. Подготвя техническо задание за доставка или възлагане за разработка на софтуер, както и за закупуване на компютърна и офис техника;
19. Организира поддръжката на компютърните mail и web сървъри, електронната страница, цифровата автоматична телефонна централа, системите за електронни комуникации в община Пловдив;
20. Участва в проектирането, внедряването, контрола и управлението на информационни системи;
21. Отговаря за организацията по поддържане и актуализиране данните в електронния регистър, съгласно Закона за защита на личните данни;
22. Осигурява поддръжката и стопанисването на административните сгради на община Пловдив;
23. Организира и контролира процеса на снабдяване, съхранение и стопанисване на стоково-материални ценности /СМЦ/ и дълготрайни материални активи /ДМА/, необходими за функционирането на общинската администрация;
24. Осигурява необходимите условия за санитарно-битово и хигиенно обслужване на административните сгради на община Пловдив;
25. Осигурява поддръжката и стопанисването, зареждането и функционирането на служебна бензиностанция на община Пловдив;
26. Осигурява поддръжката и функционирането на почивните бази на община Пловдив;
27. Осигурява поддръжката и стопанисването на служебните автомобили на община Пловдив.

Отдел „Протокол и връзки с обществеността и медиите”

Началник отдел – Веселина Георгиева Стоянова – Анастасова

1. Планира, координира и провежда информационната политика на общината и публичното представяне на кмета на общината и осигурява публичност и прозрачност на дейността на общинската администрация като организира достъпа до информация за медии и граждани, осъществява отразяването на официални и работни срещи на кмета на общината, писмени отговори и интервюта, извършва преглед на печата за нуждите на администрацията, като систематизира и анализира публикациите в средствата за масово осведомяване;

2. Проучва и анализира общественото мнение преди провеждането на определена политика на кмета, като участва в разработването, организирането и възлагането на информационни кампании за предварително представяне и популяризиране на политиките на кмета на общината и подготвяните от него проекти на местни нормативни актове и вземане на решения;
3. Участва в организирането на посещенията на кмета и на заместник-кметовете в страната и в чужбина и отразяването им в публичното пространство, координира публичните изяви на представителите на общината и на ръководителите на второстепенните разпоредители с бюджетни кредити;
4. Подготвя, координира и осъществява организирането, провеждането и протоколното осигуряване на пресконференции, симпозиуми, семинари, дискусии и кръгли маси, официални и работни срещи на кмета на общината и урежда протоколни и делови срещи на ръководството на общината;
5. Съгласува програмата на официалните и работни посещения в общината на гости по покана на кмета на общината, съвместно с Държавния протокол, НСО, посолства в България и български посолства в чужбина, както и с всички останали институции и служби, свързани с организирането на конкретната проява;
6. Координира и изготвя програмата на кмета на общината при пътувания извън страната и подготвя необходимите документи за задгранични командировки на служителите в администрацията;
7. Осигурява устен и превод на срещи, официална кореспонденция и материали, поддържа протоколната кореспонденция на общината, изготвя поздравителни адреси;
8. Отговаря за прилагането на протоколните стандарти на Република България в общината;
9. Води и поддържа в актуално състояние на регистър на подписаните международни споразумения и архива за тях;
10. Осигурява технически залите в основната административна сграда, подготвя координира и контролира графика за тяхното използване.

За контакти:
press@plovdiv.bg
032 / 656 705

Отдел ГРАО

Началник отдел – Милена Димитрова Божкова

1. Създава и актуализира електронните информационни масиви на актове по гражданско състояние Act Ware, Локална база данни и Национална база данни „Население”;

2. Съставя актове за граждански брак и актове за смърт за събития, настъпили на територията на община Пловдив или извън страната, отнасящи се за български граждани с постоянен адрес в община Пловдив и издава удостоверения и препис-извлечения (оригинал);
3. Обслужва населението по постоянен адрес, съгласно Закона за гражданска регистрация, Семеен кодекс, Закон за българското гражданство, Кодекс за международно частно право, ГПК и др. законови и подзаконови разпоредби при издаване на официални удостоверителни документи;
4. Отговаря за съхранението, поддържането и обслужването на регистрите по гражданско състояние (регистър за раждане – до 1964 г.; регистър за смърт – до 1963 г.; регистър за граждански брак – до момента) и регистъра на населението (семейни регистри – до 1965 г.);
5. Координира дейността по ЕСГРАОН; оказва методическа помощ и контрол – по компетентност на районните отдели ГРАО по въпроси, свързани с административното обслужване и гражданската регистрация на населението;
изготвя служебни справки, становища и предложения по дейността на ЕСГРАОН;
6. Участва в организационно-техническата подготовка на избори, референдуми, преброявания на населението и жилищния фонд, както и други държавни мероприятия, свързани с дейността.

Отдел „МТО“

Началник отдел – Добринка Любенова Димова
1. Осигурява поддръжката и стопанисването на административните сгради на община Пловдив:
2. Организира и контролира процеса на снабдяване, съхранение и стопанисване на стоково-материални ценности /СМЦ/ и дълготрайни материални активи /ДМА/, необходими за функционирането на общинската администрация;
3. Осигурява необходимите условия за санитарно-битово и хигиенно обслужване на административните сгради на община Пловдив;
4. Осигурява поддръжката и стопанисването, зареждането и функционирането на служебна бензиностанция на община Пловдив;
5. Осигурява поддръжката и функционирането на почивните бази па община Пловдив;
6. Осигурява поддръжката и стопанисването на служебните автомобили на община Пловдив;

Отдел „Деловодно, информационно и документално обслужване“

Началник отдел – Христина Илиева Кашилска
1. Организира, контролира и осъществява деловодната /регистрационната/ дейност на администрацията на фронт и бек офиса;
2. Организира цялостната дейност на общинската администрация по административното обслужване на физическите и юридическите лица на принципа „едно гише”, приемането на граждани и представители на организации и изслушването на техните предложения и сигнали съгласно АПК;
3. Осъществява посредством автоматизирана информационни система деловодна дейност, архивиране и съхраняване на документацията на администрацията, изготвя заверени копия на документи, съхранява архива, организира експертиза за ценността па документите, тяхната обработка и предаване в Държавен архив;
4. Разглежда заявленията за предоставяне на достъп до обществена информация но Закона за достъп до обществена информация и изготвя проекти на решения за предоставяне на достъп или отказ за предоставяне на достъп, извършва справки и изготвя отчети по този закон;
5. Координира подготовката на материалите за заседанията на Общинския съвет, организира и оформя предложенията на кмета за включване в дневния ред па заседанията на Общинския съвет, отговорите па питанията от кмета на общината, извършва вписвания в Административния регистър;
6. Предоставя информация за административните услуги, извършвани от общинската администрация;
7. Отговаря на запитвания от общ характер и насочва въпросите по компетентност до звената в администрацията, както и към други административни органи;
8. Отговаря, следи и докладва за спазване на сроковете по документооборота чрез АИС /административно-информационната система/ на администрацията;
9. Отговаря и следи за спазване и прилагане на практическата инструкция за оформяне на документи в администрацията:
10. Организира, контролира и осъществява дейностите по изпълнение на решенията на Общинския съвет;
11. Организира и контролира дейността по копиране (размножаване) на документи и материали за общинската администрация;
12. Организира и контролира дейностите по сигнали и предложения на граждани;
13. Предоставя информация на граждани и служебни лица по въпроси, касаещи дейността на общината;
14. Извършва координация и прави предложения за повишаване на качеството на административното обслужване, съгласно новостите и нормативните изменения;
15. Организира дейността по прилагане на съвременни информационни и комуникационни технологии в община Пловдив, в съответствие с, националните и общински стратегии, програми, планове и приоритети;
16. Организира техническата поддръжка на наличната компютърни и офис техника, мрежовите операционни системи и локалната мрежа в община Пловдив;
17. Проучва необходимостта от специализирани потребителски програмни продукти за нуждите на общинската администрация и тяхната наличност па пазара на информационни технологии;
18. Подготвя техническо задание за доставка или възлагане за разработка на софтуер, както и за закупуване на компютърна и офис техника;
19. Организира поддръжката на компютърните mail и web сървъри, електронната страница, цифровата автоматична телефонна централа, системите за електронни комуникации в община Пловдив;
20. Участва в проектирането, внедряването, контрола и управлението на информационни системи;
21. Отговаря за организацията но поддържане и актуализиране данните в електронния регистър, съгласно Закона за защита на личните данни;
22. Води регистър на даренията, предоставени на община Пловдив.

27,553 total views, 2 views today